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Norma NTC 4095

Esta norma técnica colombiana recoge entonces la ultima versión difundida por el concejo nacional de archivos mas las adiciones propuestas. es claro que esta norma pretende considerar todas las posibilidades de descripción archivista es aplicable en su totalidad a los archivos históricos.
Para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificación de ordenación, teniendo en cuenta los principios básicos de la archivista, respecto a la procedencia y al orden original de los documentos. La descripción se efectuara de una manera racional y jerárquica, de lo general a lo particular por lo cual identificaremos previamente las siguientes divisiones documentales posibles, las cuales representarían el acervo de un archivo histórico.

Fondo- Subfondo- Sección- Subseccion- Serie- Subserie- Unidad archivista(Expediente)- Unidad documental(pieza)

NIVELES DE DESCRIPCIÓN

La descripción de los documentos del archivo histórico o permanente debe contemplar diversos niveles distribuidos de acuerdo a ciertas areas o zonas que se identifican con la estructura de los elementos a describir:

. Área de identificación: se diligencian todos los niveles

. Área de contexto: a nivel de serie, unidad archivista y unidad documental

Quedarían como no obligatorios los siguientes niveles:

1. Nombre del productor

2. Forma de ingreso

3. Historia administrativa

4. Historia de la custodia

. Área de contenido: se diligencian todos los niveles, exceptuando cuando se trate de una unidad archivistica  y unidad documental

. Área de condiciones de acceso y utilización: se diligencian todos los niveles 

. Área de documentación asociada: se diligencian todos los niveles 

. Área de notas: se diligencian todos los niveles 

Norma ISAD (G)

ISAD (G)  General International Standar Archival Description 

Se considera como una guía general para la elaboración de descripciones archivisticas, es decir contiene reglas generales para la descripción que se pueden aplicar a cualquier tipo documental y soporte físico a la documentación, excepto para materiales especiales.

No se concibe como una norma exclusiva sino que sencillamente debe ser  utilizada conjuntamente con las respectivas normas nacionales. en general esta norma se caracteriza por tener una macro estructura muy definida pero muy flexible en cuanto al nivel de descripción, profundidad de descripción, detalles de descripción de los diferentes elementos.

el número de niveles de descripción depende del volumen de los documentos, complejidad del fondo, demanda de información de los usuarios y valor histórico de los documentos entre otros.

Hay cinco unidades de descripción básica:

. El fondo

. Subfondo

. Serie

. Expediente

. Unidad documental

 El plan de descripción de un archivo se establece a partir del fondo

Instrumentos de descripción

Su finalidad en general es dar información sobre la documentación de un archivo (total o parcial) para localizar y recuperar dicha documentación. 

Censo : Instrumento de información general para los usuarios y para los profesionales. Su objetivo es dar a conocer los fondos de archivo, con datos básicos: titularidad, dirección, personal, fondos de cada archivo, horarios y servicios.

Guía : Instrumento que proporciona información general, exacta y concisa sobre todos o parte de los fondos de uno o varios archivos. Describe globalmente las grandes agrupaciones documentales (fondos), esboza la historia de los organismos productores y facilita información auxiliar básica acerca del archivo y los servicios disponibles: horarios, instrumentos de descripción, publicaciones sobre los fondos, etc. Puede editarse en forma de tríptico, como un volumen de numerosas páginas, o en la página web del archivo. Es el primer instrumento que necesita el usuario para acceder a un archivo.

Inventario : Instrumento de consulta que describe las series documentales que componen las unidades archivísticas, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. según la información que ofrezcan, pero el objetivo común de cualquier inventario es la descripción de las series que conforman un fondo para que el usuario pueda conocer el contenido de un fondo y su rápida localización, al tiempo que también permite al personal del archivo controlar la documentación.

Catálogo : Instrumento de consulta que describe las unidades documentales (documentos o expedientes) de una serie, o parte de ella, que traten de un mismo asunto. Se trata por tanto de un instrumento de descripción que requiere mucho tiempo para su elaboración, pues implica el análisis exhaustivo de los documentos, y por ello sólo se aplica para describir determinadas agrupaciones o categorías de documentos que por su valor estratégico en las actividades de la organización o patrimonial así lo requieran

Índice : Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. Actualmente informatizados, los índices son instrumentos de consulta que completan la información de otros instrumentos; no sustituyen en ningún caso a los instrumentos descriptivos: en todo caso, los mejoran y complementan, incrementando y mejorando puntos de acceso. Contienen datos concretos de los documentos que permiten acceder de forma orientada y controlada a la información.

Descripción archivistica

Es el proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta, es una representación precisa de una unidad de descripción y; en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva para identificar, gestionar y localizar la documentación y explicar su contenido y el contexto de su producción. Con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación.

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