Norma NTC 4095

Esta norma técnica colombiana recoge entonces la ultima versión difundida por el concejo nacional de archivos mas las adiciones propuestas. es claro que esta norma pretende considerar todas las posibilidades de descripción archivista es aplicable en su totalidad a los archivos históricos.
Para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificación de ordenación, teniendo en cuenta los principios básicos de la archivista, respecto a la procedencia y al orden original de los documentos. La descripción se efectuara de una manera racional y jerárquica, de lo general a lo particular por lo cual identificaremos previamente las siguientes divisiones documentales posibles, las cuales representarían el acervo de un archivo histórico.

Fondo- Subfondo- Sección- Subseccion- Serie- Subserie- Unidad archivista(Expediente)- Unidad documental(pieza)

NIVELES DE DESCRIPCIÓN

La descripción de los documentos del archivo histórico o permanente debe contemplar diversos niveles distribuidos de acuerdo a ciertas areas o zonas que se identifican con la estructura de los elementos a describir:

. Área de identificación: se diligencian todos los niveles

. Área de contexto: a nivel de serie, unidad archivista y unidad documental

Quedarían como no obligatorios los siguientes niveles:

1. Nombre del productor

2. Forma de ingreso

3. Historia administrativa

4. Historia de la custodia

. Área de contenido: se diligencian todos los niveles, exceptuando cuando se trate de una unidad archivistica  y unidad documental

. Área de condiciones de acceso y utilización: se diligencian todos los niveles 

. Área de documentación asociada: se diligencian todos los niveles 

. Área de notas: se diligencian todos los niveles