Instrumentos de descripción

Su finalidad en general es dar información sobre la documentación de un archivo (total o parcial) para localizar y recuperar dicha documentación. 

Censo : Instrumento de información general para los usuarios y para los profesionales. Su objetivo es dar a conocer los fondos de archivo, con datos básicos: titularidad, dirección, personal, fondos de cada archivo, horarios y servicios.

Guía : Instrumento que proporciona información general, exacta y concisa sobre todos o parte de los fondos de uno o varios archivos. Describe globalmente las grandes agrupaciones documentales (fondos), esboza la historia de los organismos productores y facilita información auxiliar básica acerca del archivo y los servicios disponibles: horarios, instrumentos de descripción, publicaciones sobre los fondos, etc. Puede editarse en forma de tríptico, como un volumen de numerosas páginas, o en la página web del archivo. Es el primer instrumento que necesita el usuario para acceder a un archivo.

Inventario : Instrumento de consulta que describe las series documentales que componen las unidades archivísticas, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. según la información que ofrezcan, pero el objetivo común de cualquier inventario es la descripción de las series que conforman un fondo para que el usuario pueda conocer el contenido de un fondo y su rápida localización, al tiempo que también permite al personal del archivo controlar la documentación.

Catálogo : Instrumento de consulta que describe las unidades documentales (documentos o expedientes) de una serie, o parte de ella, que traten de un mismo asunto. Se trata por tanto de un instrumento de descripción que requiere mucho tiempo para su elaboración, pues implica el análisis exhaustivo de los documentos, y por ello sólo se aplica para describir determinadas agrupaciones o categorías de documentos que por su valor estratégico en las actividades de la organización o patrimonial así lo requieran

Índice : Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización. Actualmente informatizados, los índices son instrumentos de consulta que completan la información de otros instrumentos; no sustituyen en ningún caso a los instrumentos descriptivos: en todo caso, los mejoran y complementan, incrementando y mejorando puntos de acceso. Contienen datos concretos de los documentos que permiten acceder de forma orientada y controlada a la información.